W dobie wszechobecnej optymalizacji i dążenia do redukcji kosztów pracy coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na skorzystanie z pomocy wyspecjalizowanych podmiotów świadczących usługi outsourcingu. Rozwiązanie to, w oczywisty sposób sprzyjające rozwojowi własnego biznesu, niesie jednak ze sobą pewne istotne zagrożenia.

Należy pamiętać, że outsourcing nie jest lekiem na wszystkie „choroby” trapiące przedsiębiorcę i może być wdrożony dopiero po dokładnym rozważeniu zarówno jego opłacalności w działalności danego przedsiębiorcy, ale również po rzetelnym zbadaniu rynku i występujących tam podmiotów świadczących tego typu usługi. Oprócz weryfikacji jego opłacalności na gruncie biznesowym należy również sprawdzić, czy taka współpraca nie naruszy przepisów prawa i nie spowoduje nieprzyjemnych konsekwencji dla przedsiębiorcy.

Outsourcing nie jest pojęciem prawnym i w związku z tym umowy tego typu zaliczane są do umów nienazwanych. W zależności od charakteru świadczenia, umowy outsourcingu mogą przybierać przykładowo formę umów o dzieło, zlecenia bądź leasingu. Oczywiście mogą być również ich kombinacją. W zależności od faktycznego zakwalifikowania umowy outsourcingu do konkretnego typu umowy, będzie obowiązywał inny reżim prawny.

Poniżej przedstawione zostaną najczęstsze – jak wynika z naszych obserwacji – błędy popełniane przez przedsiębiorców w związku z zawieraniem umów o outsourcing.

1. Stosowanie szablonowych wzorców umów

Niejednokrotnie przedsiębiorca otrzymuje od swojego potencjalnego partnera umowę o outsourcing, stanowiącą szablon wykorzystywany do zawierania tego typu umów. Tymczasem bardzo ważnym czynnikiem sukcesu konkretnego projektu outsourcingu jest dokładne sprecyzowanie warunków współpracy. Brak ścisłego określenia w danym kontrakcie zarówno sposobu jego wykonania, jak i również innych ważnych z punktu widzenia przedsiębiorcy czynników, rodzi późniejsze nieporozumienia i stanowi źródło poważnych problemów związanych z późniejszym egzekwowaniem zawartych ustaleń. Częstą praktyką przy zawieraniu umów opartych na pewnym wzorcu jest zastrzeganie kar umownych na korzyść jednej strony bądź też jednostronne kreowanie umownego prawa odstąpienia. Zdarzają się również przypadki określania bardzo długich okresów wypowiedzenia umowy, bądź też odwrotnie, zbyt krótkich.

2. Naruszenie przepisów bezwzględnie obowiązujących

Dodatkowo, szablonowe umowy często zawierają różne, niezgodne z prawem postanowienia. Przykładowo, przedsiębiorca podpisał umowę o outsourcing o treści zbliżonej do umowy agencyjnej, w której skrócił terminy wypowiedzenia określonego w art. 764^[1] par. 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121).

Może okazać się, że rozwiązanie umowy zgodnie z określonymi w niej warunkami, będzie niezgodne z prawem, ponieważ terminy rozwiązania umowy agencyjnej określonych w art. 764^[1] § 1 k.c. nie mogą zostać skrócone przez czynność prawną.

3. Niedokładne sprawdzenie partnera pod kątem dochowania obowiązków wynikających z powszechnie obowiązującego prawa

Ważnym i często pomijanym aspektem związanym z umowami o outsourcing jest również odpowiednie sprawdzenie kontrahenta pod względem posiadania przez niego odpowiednich uprawnień bądź spełnienia obowiązków związanych z prowadzeniem konkretnej działalności. Problem ten jest bardzo istotny, ponieważ konsekwencja niedochowania powyższego obowiązku może dotknąć przedsiębiorcę zlecającego usługę. Tytułem przykładu można wskazać obowiązek zawarcia ubezpieczenia OC przez podmiot prowadzący biuro rachunkowe, określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1616). W pewnych sytuacjach może okazać się, że z powodu błędu biura księgowego przedsiębiorca poniósł pewną stratę, ale nie może on zostać zaspokojony z powodu braku odpowiedniego ubezpieczenia OC i niewypłacalności biura rachunkowego.

4. Naruszenia ustawy o ochronie danych osobowych

Umowy o outsourcing z samej swej istoty polegają na zleceniu świadczenia pewnych usług podmiotom zewnętrznym. Często jednak, z powodu charakteru świadczenia, nie sposób się ustrzec przed przekazaniem tym podmiotom również danych osobowych swoich pracowników lub też kontrahentów. W takiej sytuacji przedsiębiorcy często zapominają o dyspozycji art. 31 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182), dotyczącym obowiązku administratora danych osobowych, w sytuacji powierzenia innemu podmiotowi przetwarzania danych, zawarcia umowy na piśmie. Równie ważnym, a niestety często bagatelizowanym, przepisem jest art. 47 ww. ustawy. Zgodnie z jego dyspozycją przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego może nastąpić, jeżeli państwo docelowe zapewnia na swoim terytorium odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

Ocena, czy poziom ochrony danych osobowych jest „odpowiedni”, powinna odbyć się z uwzględnieniem wszystkich okoliczności dotyczących operacji przekazania danych, w szczególności biorąc pod uwagę charakter danych, cel i czas trwania proponowanych operacji przetwarzania danych, kraj pochodzenia i kraj ostatecznego przeznaczenia danych oraz przepisy prawa obowiązujące w danym państwie trzecim oraz stosowane w tym państwie środki bezpieczeństwa i zasady zawodowe. W niektórych sytuacjach potrzebna może być nawet zgoda Generalnego Inspektora Danych Osobowych. Dlatego też, przedsiębiorca zlecający usługi zewnętrznym podmiotom, powinien dołożyć należytej staranności w sprawdzeniu partnera, któremu zamierza zlecić świadczenie pewnych usług związanych z danymi osobowymi.

5. Naruszenie tajemnicy zawodowej

Zawierając umowę outsourcingu należy również mieć na uwadze, czy przez jej zawarcie i realizację nie dojdzie do naruszenia tajemnicy zawodowej. W polskim prawodawstwie istnieje szereg ustaw, regulujących tajemnicę zawodową poszczególnych podmiotów. Tytułem przykładu można tutaj wymienić ustawę z 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2015 r. poz. 128) prawo bankowe, ustawę z 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. z 2014 r. poz. 1450) czy też ustawę z 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty (Dz. U. z 2015 r. poz. 464). Przed zleceniem świadczenia pewnych usług podmiotom trzecim, przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy w jego przypadku outsourcing jest możliwy i czy działanie to nie naruszy tajemnicy zawodowej. Niektóre ustawy zawierają szczegółowe przepisy dotyczące zawierania tego typu umów. Przykładowo art. 6a prawa bankowego stwierdza, że bank może, z pewnymi wyjątkami, powierzyć przedsiębiorcy lub przedsiębiorcy zagranicznemu w drodze umowy zawartej na piśmie wykonywanie pewnych usług bankowych, w tym m.in. zawieraniu i zmianie umów rachunków bankowych czy też przyjmowaniu wpłat na rachunki bankowe prowadzone przez inne banki.

6. Błędy spowodowane kryterium wyboru „najniższej ceny”

Wybierając odpowiedniego kontrahenta, nie należy kierować się wyłącznie ceną świadczonych usług bądź też kuszącą i przekonywującą jego reklamą. Brak odpowiedniego rozeznania w rynku i rzetelnego sprawdzenia ofert jest jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców. Nie jest to oczywiście aksjomat, i zdarza się, że nawet niska cena niesie za sobą wysoki poziom świadczonych usług, jednakże częściej występuje efekt odwrotny. Na cenę usługi wpływa wiele czynników. Przeważnie, podmioty mające dłuższą historię swojej działalności i odpowiednią pozycję na rynku, świadczące zarazem usługi na wysokim poziomie, odzwierciedlają to w cenie swoich usług. Dlatego też, przed decyzją o wyborze odpowiedniego partnera, należy dokładnie przeanalizować powyższe czynniki, ale również inne, dotyczące w szczególności ilości i czasu trwania dotychczasowych umów z innymi kontrahentami czy też sposobu traktowania pracowników. Wszystkie te elementy wiele mówią o potencjalnym partnerze biznesowym, określając zarazem jego solidność i fachowość. Powierzchowna ocena spowodowana kuszącą ceną bądź przemawiającą reklamą może przedsiębiorcę wiele kosztować. Może się zdarzyć, że niska cena niesie za sobą złe warunki pracy, co z kolei powoduje ciągłą rotacje pracowników lub ich małą motywację do pracy. A to właśnie pracownicy stanowią trzon każdego przedsiębiorstwa, ponieważ to oni odpowiedzialni są za jakość świadczonych usług. Przedsiębiorcom decydującym się na usługi outsourcingu powinno zależeć na stałości zatrudnienia u partnera biznesowego, ponieważ znajomość charakteru jego przedsiębiorstwa przez pracowników stanowi klucz do sukcesu.