Żyjemy w dynamicznych czasach XXI wieku, w erze przepełnionej nowinkami technologicznymi, które na dobre wkroczyły w każdą sferę naszego życia, nie tylko osobistego, ale również zawodowego. Prawo nie zawsze jednak wychodzi naprzeciw powyższym zmianom.

W ostatnich latach ustawodawca zdawał się gdzieniegdzie zauważać idącą z duchem czasu konieczność nowelizacji prawa. Wprowadzał między innymi  takie ułatwienia, jak możliwość zawierania umów na odległość, poza lokalem przedsiębiorstwa, ale odnośnie rodzajów form czynności prawnych niezmiennie zbytnią wagę przywiązywał do formy pisemnej. Dla jej zachowania wymagał – w myśl przepisu art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego – złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Dla zawarcia umowy w formie pisemnej wyznaczał obowiązek dokonania wymiany dokumentów „obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany”.

E-mail to też dokument

Podjęcie takich czynności, używając wprost sformułowania ustawodawcy z przepisu art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego,  wystarcza do zawarcia umowy. Niestety w obecnych czasach nie są to łatwe wymagania. Bo przecież dotyczą one również poszczególnych form poprzedzających podpisanie końcowego kontraktu, które  przybierają dzisiaj najróżniejsze postaci: od nagrywanych rozmów telefonicznych począwszy, przez wielogodzinne wideokonferencje, skończywszy na dziesiątkach, setkach wiadomości e-mail, a niekiedy SMS-ów, czy nawet MMS-ów. Nie mamy czasu na to, aby za każdym razem wymieniać się podpisanymi dokumentami, zawierającymi poszczególne ustalenia.

Dzisiejszych umów, których same preambuły rozbudowane są niejednokrotnie do granic możliwości, nie podpisuje się z dnia na dzień. Co więcej, już w trakcie trwania pertraktacji prowadzonych przy użyciu wspomnianych środków masowego przekazu, strony zaczynają realizować dany „fragment” umowy. Biznes musi przecież funkcjonować i nie może pozwolić czekać, aż prawnicy finalnie ułożą jego ramy.

Problem powstaje wówczas, gdy umowa ostatecznie nie zostaje podpisana, a strona która wykonała gros zadań, nie otrzymuje za to jakiegokolwiek wynagrodzenia. Jakich dowodów możemy użyć w takiej sytuacji, skoro wydawałoby się najważniejszy dokument w postaci umowy nie został podpisany? Do niedawna wielu przedsiębiorców, którzy zerwali swoje pertraktacje handlowe miało utrudnioną obronę, a to wskutek braku podpisanego (własnoręcznie lub elektronicznie) kontraktu. Posiłkując się wydrukami wiadomości e-mail, mogli oni przed sądem jedynie uprawdopodobnić to, że doszło do zawarcia danej umowy. A zatem, takie niepodpisane e-maile, wymienione pomiędzy stronami, mogły zostać uznane jedynie za tzw. początek dowodu na piśmie.

Za pomocą tego rodzaju dokumentów nie można było natomiast wykazać, że doszło wprost do zawarcia umowy i tym samym strony związane są postanowieniami zawartymi  w przytoczonych wiadomościach e-mail. Od  8 września 2016 r. stało się to możliwe. Wówczas weszły bowiem w życie przepisy kodeksu cywilnego ustanawiające nową – dokumentową – formę czynności prawnej. Do treści tych przepisów ustawodawca odpowiednio dostosował przepisy procedury cywilnej.

Plik na płycie jak list w kopercie

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na wprowadzoną w przepisach ogólnych kodeksu cywilnego definicję dokumentu. To niezmiernie istotne pojęcie, które w końcu zostało uregulowane. W gąszczu przepisów prawa cywilnego, zarówno materialnego, jak i procesowego, odnajdujemy wiele pojęć funkcjonujących na równi ze słowem dokument. I wymieńmy tu choćby: „pismo”, czy „akt notarialny” lub „pokwitowanie”.

Dzięki ustawowej definicji dokumentu, możemy zatem ustalić znaczenie jednego z podstawowych terminów prawa cywilnego. Dokumentem jest zatem – w myśl przepisu art. 77³ Kodeksu cywilnego  – nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.  Definicja ta nawiązuje do ujęcia dokumentu jako przekazu ludzkiej woli – informacji  możliwej do odtworzenia. Cechą dokumentu jest zatem jego intelektualna treść, obejmująca różnego rodzaju oświadczenia woli, które muszą zostać utrwalone w sposób umożliwiający odtworzenie owej treści.

Dla powstania dokumentu nie jest zatem istotny złożony na nim podpis. Oznacza to, że informacja zawarta w dokumencie może zostać ujawniona dowolnie, choćby poprzez obraz, znaki graficzne, dźwięk. Jej utrwalenie może nastąpić na dowolnym nośniku (na przykład plik) i zostać przekazane za pomocą dowolnych środków (pendrive, płyta CD). To niczym list i służąca do jego transportu pocztowego koperta. Sposób utrwalenia informacji zawartej w dokumencie umożliwiać musi zapoznanie się z jej treścią, a zatem, jej odtworzenie. Z tej też racji, na równi istotna jest metoda zapisania tej informacji. Tylko prawidłowy sposób zapisu umożliwia bowiem odtworzenie informacji. Są to dwa ściśle ze sobą powiązane elementy tworzące definicję dokumentu: informacja możliwa do odtworzenia oraz nośnik.

Bez konieczności podpisywania

Takie wyjaśnienie definicji dokumentu pozwala przejść do kolejnego przepisu kodeksu cywilnego, wprowadzającego formę dokumentową czynności prawnej, cechującą się niższym stopniem sformalizowania niż forma pisemna. Przejawia się to w braku konieczności złożenia podpisu. Zgodnie z przepisem art. 77² Kodeksu cywilnego „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”. W przepisie tym ustawodawca wprowadza daleko idące ułatwienie funkcjonowania obrotu gospodarczego. Wystarczające jest tu bowiem ustalenie osoby składającej oświadczenie woli, a zatem zweryfikowanie, czy dany SMS, wiadomość e-mail, pochodzą od konkretnej osoby, reprezentującej daną stronę transakcji. Jeżeli oświadczenie w formie jakiegokolwiek dokumentu zostanie złożone w sposób umożliwiający ustalenie jego nadawcy, to będzie ono miało, co do zasady, taki sam walor prawny, jak oświadczenie złożone w formie pisemnej. Oczywiście pod warunkiem, że ustawa lub umowa nie przewidują pod rygorem nieważności zastosowania bardziej rygorystycznej formy.

Należy pamiętać, że forma dokumentowa nie jest zastrzeżona wyłącznie dla tekstu. W tej formie mogą być składane oświadczenia wyrażone również za pomocą dźwięku lub obrazu. Wprowadza to ogromne ułatwienia w wielu sprawach cywilnych. Obecnie ustawodawca wprowadził wyraźne reguły przeprowadzania dowodów z takiego „materiału” jak SMS-y, MMS-y, czy wiadomości e-mail (zawierające obraz lub dźwięk), którymi dana strona pragnie posiłkować się  na przykład w sprawach rodzinnych. Ustawodawca konsekwentnie znowelizował bowiem kodeks postępowania cywilnego. Przepis art. 308 Kodeksu postępowania cywilnego umożliwia obecnie przeprowadzenie przez sąd dowodów z dokumentów zawierających np. zapis obrazu lub dźwięku, przy zastosowaniu odpowiednio przepisów o dowodzie z oględzin oraz o dowodzie z dokumentów. Prawnie unormowane zostało zatem między innymi przeprowadzanie dowodów z dokumentów w postaci nagrania filmu video, dokonanego przy użyciu telefonu komórkowego.

Wskazana ostrożność

Życie i różnorodność stanów faktycznych wprowadza jednak liczne wyjątki od zasady ogólnej, stanowiącej o tym, iż nowa forma dokumentowa stanowi ułatwienie we współczesnym obrocie gospodarczym. W wielu przypadkach powstają bowiem sytuacje stanowiące wyjątek dla powyższej reguły. Wspomnieć jedynie należy – w przypadku spółek prawa handlowego – o potrzebie respektowania funkcjonujących w nich zasad reprezentacji. Niekiedy nie będzie wystarczające ustalenie jednej osoby składającej oświadczenie w przypadku, gdy dla ważności czynności prawnych osoba ta musi działać łącznie, np. z drugim członkiem zarządu spółki.

Należy jednak podkreślić, że nowa forma dokumentowa jest odpowiedzią ustawodawcy na wyzwania wynikające z  nowoczesnych sposobów  funkcjonowania profesjonalnego obrotu gospodarczego. Stanowi ona znaczące ułatwienie dla przedsiębiorców, stosujących w zdecydowanej mierze nowe środki masowego przekazu (wiadomości e-mail, SMS-y etc.). Oświadczenia woli składane przy zachowaniu wymogów formy dokumentowej, co do zasady, będą wiążące i skuteczne na równi ze składanymi w formie pisemnej.

Takie ułatwienia często pociągają jednak za sobą liczne zagrożenia. Przedsiębiorcy muszą bowiem ostrożnie ważyć oświadczenia składane swoim kontrahentom, czy to w wiadomościach e-mail, czy w SMS-ach. Wszelkie informacje przekazane w SMS-ie, wysłanym nawet w formie żartobliwej, mogą bowiem zostać  w sądzie wykorzystane przeciwko nadawcy takiej wiadomości.

Piotr Podgórski

Autor jest radcą prawnym i właścicielem jednej z warszawskich kancelarii prawnych

Jako radca prawny zarządzający kancelarią, coraz częściej spotykam się z zachowaniami naruszającymi zasady dozwolonej prawnie konkurencji. Katalog czynów (lub zaniechań) godzących w zasady konkurowania na wolnym rynku staje się coraz bardziej zuchwały.

Naruszenia dokonywane są niejednokrotnie ”w białych rękawiczkach”, pod pozorem legalnie podejmowanych czynności. Okazuje się bowiem, że zachowania (bądź zaniechania) naruszające normy określone w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji mogą być realizowane przez osoby, którym los spółki – przynajmniej z racji zajmowanego stanowiska – powinien leżeć najbardziej na sercu.

Mowa tu oczywiście o członkach zarządu, którzy pod pozorem działania na rzecz określonego podmiotu, mając dostęp do całej tajemnicy przedsiębiorstwa, jego know-how, podejmują czynności zmierzające do wyprowadzenia tychże niematerialnych aktywów na zewnątrz, do przygotowanej odpowiednio, bądź dopiero co tworzonej, spółki konkurencyjnej. Takie zachowania mogą mieć miejsce częściej w spółkach akcyjnych, o mocno rozdrobnionym akcjonariacie, lub w rozbudowanych właścicielsko spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. W niniejszym artykule zaprezentowane będą instrumenty prawne umożliwiające nowym władzom spółki naprawienie szkody wyrządzonej wskutek takich zachowań. Zostanie to omówione poprzez studium konkretnego przypadku.

Przerwany „ american dream”

Przebieg rozwoju omawianej spółki akcyjnej był niczym „american dream”. Młodzi członkowie zarządu mieli głowy pełne pomysłów, byli świetnie wykształceni w zakresie IT, znali języki. Spółka ciesząca się sporym zainteresowaniem u akcjonariuszy w bardzo szybkim tempie weszła na NewConnect. Co prawda, jeszcze nie przynosiła spektakularnych zysków, ale jej akcje cieszyły się wzięciem, a klienci chcieli korzystać z produktu spółki. Były nim aplikacje na urządzenia mobilne umożliwiające zapoznanie się z przebiegiem danej konferencji. Oferowały mapy, spis i biografie prelegentów, ułatwiały spotkanie się z danym panelistą. Dawały też wiele innych możliwości, które mogły zostać wprowadzone na życzenie danego klienta. Wszystko opierało się na wspólnym jądrze, będącym indywidualnym i twórczym przejawem działalności spółki, stanowiącym jej niematerialny składnik.

W bardzo krótkim czasie piastunowie najwyższych władz spółki, a zatem prezes zarządu i członek zarządu, postanowili jednak złożyć rezygnację z pełnionych funkcji, tłumacząc to problemami osobistymi. Zmiana zarządu, jak i sprzedaż części akcji spółki , została dokonana w obliczu prawa. Każdy ma przecież prawo do zmiany swojego otoczenia biznesowego i nikt nie jest skazany na jeden podmiot, choćby sprawował  w nim najwyższe funkcje. Tak jednak nie było w tym przypadku.

Wyprowadzone „know-how”

Nowy prezes zarządu bardzo szybko dostrzegł niepokojące zjawiska. Pierwszym i najpoważniejszym było to, że na rynku pojawiły się identyczne wręcz aplikacje mobilne! Zaoferowała je spółka prawa brytyjskiego, w której władzach znaleźli się … byli członkowie spółki akcyjnej, a zatem spółki, która pierwotnie wprowadziła na polski rynek wyżej wspomniane aplikacje. Nie sposób zatem, aby można było tego dokonać nie wynosząc z poprzedniej spółki całego jej „know-how” dotyczącego zasad tworzenia takich aplikacji.

Analiza dat oraz pozostałych wydarzeń doprowadziła do ułożenia niemalże doskonałego planu działania poprzedniego zarządu. Już w trakcie pełnienia funkcji członków zarządu, osoby piastujące powyższe stanowiska przygotowywały rejestrację nowej spółki w Wielkiej Brytanii. Obrane miejsce miało oczywiście swoje podłoże biznesowe. Koszty związane z rozwojem  i wyprodukowaniem aplikacji mobilnych są bowiem znacznie bardziej atrakcyjne w Polsce,  podczas gdy na gotowym produkcie najwięcej można było zarobić z poziomu londyńskiego city.

W międzyczasie na jaw wyszło, że czterech kluczowych pracowników odeszło z polskiej spółki akcyjnej,  solidaryzując się, w zbyt dosłownym tego słowa znaczeniu, z poprzednim zarządem. Ich nazwiska odnaleźć bowiem można było w nowej spółce prawa brytyjskiego. Nowy zarząd omawianej polskiej spółki akcyjnej , w obliczu powyższych zachowań, stracił również moce przerobowe w postaci wysoko wykształconych informatyków. Zaczyna zatem od zera, a notowania spółki przybierają czerwony kolor, oznaczający mocny spadek wartości. Z tym wiąże się również odejście klientów, których gros przeszło do nowej spółki założonej przez byłych członków zarządu.  Dodatkowo zarejestrowali oni nową spółkę  w Polsce.

Czyny nieuczciwej konkurencji

W jaki zatem sposób nowy zarząd spółki akcyjnej może naprawić powyższą szkodę i  pociągnąć do odpowiedzialności poprzedni zarząd? Z pomocą przychodzą tutaj, w pierwszej kolejności, przepisy kodeksu spółek handlowych mówiące o odpowiedzialności członków zarządu za szkodę wyrządzoną działaniem sprzecznym z prawem. W przypadku spółek akcyjnych jest to art. 483 kodeksu spółek handlowych. Przepis ten stawiamy w tego rodzaju sprawach jakoby przed nawias, gdyż odnosi się do działań (lub zaniechań) sprzecznych z prawem.

W tym przypadku doszukując się bezprawności działania, w przeważającej mierze, odniesiemy się do wspomnianych na samym początku przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Przepis art. 3 w ust. 1 definiuje czyn nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z przywołanym przepisem, jest nim „działanie sprzeczne z prawem lub dobrymi obyczajami, jeżeli zagraża lub narusza interes innego przedsiębiorcy lub klienta”. Przepis art. 3 ust. 2 ustawy konkretyzuje powyższą definicję i wprowadza otwarty katalog czynów nieuczciwej konkurencji. Wśród nich m.in. takie zachowania jak:  naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa, naśladownictwo produktów, czy utrudnianie dostępu do rynku. Już zatem dwa pierwsze zabronione ustawowo zachowania możemy odnaleźć  w opisanym stanie faktycznym.

Wykazanie szkody

Wskazanie podstawy prawnej i konkretnych przepisów, które typizują niedozwolone zachowania, to jednak dopiero początek skomplikowanego procesu dochodzenia od byłych członków zarządu naprawienia szkody. W pierwszej kolejności musimy ją bowiem wykazać. Trafiając na zbyt skrupulatnego sędziego, nie zawsze przeforsujemy wyliczenie szkody przez biegłego, który posiadając wiadomości specjalne z danej branży, wskaże sądowi obiektywną wysokość szkody. Sąd może bowiem tym obowiązkiem już na starcie obciążyć powoda, a zatem nowy zarząd spółki.

Wykazanie szkody będzie zatem nie lada wyzwaniem, pociągającym za sobą konieczność przeprowadzenia w spółce audytu,  wykazującego – co miało miejsce w opisanej sprawie – wysokość kosztów  poniesionych na pracowników odpowiedzialnych za tworzenie aplikacji, kapitał, jaki został przeznaczony na marketing, rozwój produktów, środki przeznaczone na najem biura itp.

Wykazanie działania byłych członków zarządu oraz szkody to jednak nadal nie wszystko. Należy jeszcze wykazać istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy działaniem, a szkodą. I z tym niejednokrotnie jest najwięcej problemów. Musimy bowiem wydobyć na światło dzienne cały misterny plan działania byłych członków zarządu i pokazać jaki to miało przebieg… krok po kroku.

Tutaj z pomocą przychodzą nam środki dowodowe. Są nimi na ogół: dowód z opinii biegłego oraz przesłuchanie świadków. W naszym przypadku, w omawianym stanie faktycznym, będą to chociażby pracownicy, którzy przeszli z poprzedniej spółki do nowej. To oni dysponują odpowiedzią na pytanie, co tak naprawdę było powodem zmiany miejsca pracy. Czy byli namawiani do podjęcia tej decyzji przez były zarząd planujący przeniesienie know-how do nowej spółki?  Jaki był ich wkład intelektualny w tworzenie aplikacji dla poprzedniej spółki? Ile czasu zajmowało przygotowanie aplikacji mobilnej?

Apel do rad nadzorczych

Oprócz powyższych informacji musimy również wykazać podobieństwo pomiędzy aplikacjami tworzonymi przez poprzednią spółkę i nowy podmiot, tak, aby udowodnić naśladownictwo. Pamiętać również należy, że powództwo możemy skierować nie tylko przeciwko byłym członkom zarządu, ale również (a niekiedy przede wszystkim) przeciwko nowej spółce, która dopuściła się niedozwolonego czynu konkurencji. Co więcej, zastosowanie odpowiednich przepisów pozwala także – również w tym drugim przypadku – skierować sprawę,  w odniesieniu do omawianej spółki brytyjskiej, pod jurysdykcję krajową (polską).

Jak zatem widać na tle omówionego przypadku, czynów nieuczciwej konkurencji niekoniecznie możemy spodziewać się od drugiego podmiotu, zajmującego się podobną lub taką samą branżą. Takich zachowań mogą również dopuszczać się osoby zarządzające daną spółką prawa handlowego.

Należy więc skierować apel do powoływanych w celach kontrolnych rad nadzorczych, aby bacznie przyglądały się poczynaniom osób piastujących role zarządzające. W przypadku braku rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, funkcje kontrolne powinny być sprawowane przez udziałowców, którzy są de facto właścicielami danego podmiotu. Pomoże to uniknąć podobnej sytuacji, jak opisana w niniejszym artykule, i tym samym uniemożliwi wyprowadzenie najcenniejszych aktywów spółki, bez których staje się ona bezwartościową wydmuszką.

Nie sposób pozostać dziś głuchym na dobiegające zewsząd głosy młodych radców prawnych i adwokatów dotyczące ich słabej egzystencji. W głównej mierze skarżą się oni na – godzące wręcz w ich godność – zarobki.

Nie po to kończyli ponad ośmioletnią edukację prawniczą, której zwieńczeniem jest możliwość przywdziania dostojnej togi, aby nie móc swobodnie żyć. Na domiar złego, chcąc utrzymać się na rynku, muszą oni walczyć o klienta, stosując niekiedy dumpingowe wręcz ceny. Ostatnio można było natrafić w prasie na określenie tzw. lumpenadwokatów – prawników, których nie stać nawet na opłacenie ZUS-u, nie mówiąc o wynajęciu biura, które de facto mieści się w ich skromnej teczce. Takie hasła mają duże odzwierciedlenie w ostatnim, dość znaczącym, spadku zainteresowania aplikacjami prawniczymi. Powstaje jednak pytanie, czy powyższy trend jest słuszny? I czy każdego młodego adwokata lub radcę prawnego muszą czekać chude lata?

Nie zniechęcać

Już na wstępie tego artykułu ujawnię swoje stanowisko w zajmowanej sprawie. Jestem zdecydowanym przeciwnikiem zniechęcania młodych adeptów prawa do aplikacji prawniczych. Argumenty o przesyceniu rynku prawniczego są zdecydowanie przesadzone. Podkreślam bardzo wyraźnie, co uczyniłem już w poprzednim numerze „Na Wokandzie”: dla świetnych prawników znajduje się dzisiaj miejsce. Uważam, że dobry radca prawny, czy adwokat, zawsze sobie poradzi w życiu zawodowym.

Co jednak oznacza określenie „dobry mecenas”? Ktoś może przecież podnieść zarzut, że nie sposób być od razu „dobrym”. Słusznie. Prawa uczymy się całe życie. Ale przymiotu „dobry” nie nosi ten, kto skończył studia i aplikację z wyróżnieniem. Tutaj potrzebne jest doświadczenie skrupulatnie zdobywane w trakcie edukacji prawniczej. A tego niestety dzisiaj brakuje.

Mury akademickie opuszczają w dużej mierze osoby, których wymagania finansowe są nieproporcjonalne do oferowanej przez nich wiedzy i – przede wszystkim – doświadczenia. W trakcie studiów oczekują oni dobrze płatnych praktyk, podczas gdy za horyzontem kładzie się myślenie o wyuczeniu rzemiosła. I nie bez powodu używam tutaj terminologii charakterystycznej dla innych zawodów. Prawnik – tak jak młodociany uczeń, czy czeladnik, musi znaleźć swojego mistrza i zdobywać u niego wiedzę. Dociekać, pytać, chodzić na rozprawy, analizować zagadnienia prawne.

Apel do młodych

Zamiast tego spotykamy się dziś w  naszej kancelarii z młodymi studentami prawa, którzy oczekują niebagatelnego wynagrodzenia. W rozmowach kwalifikacyjnych prezentują wręcz zatrważający poziom wiedzy. Na pytanie, czy znają procedurę cywilną, odpowiadają: „Tak, doskonale”. Po czym chwalą się bardzo dobrym wynikiem z egzaminu. Ale powyższą ocenę bardzo dobrą szybko weryfikuje kolejne pytanie, chociażby o różnice pomiędzy postępowaniem „zwykłym”, upominawczym, czy nakazowym. Owszem, przed egzaminem z pewnością o tym wiedzieli. Ale przecież w życie weszła zasada „3 x Z” („zakuć – zdać – zapomnieć”).

Odpowiedź na postawione pytanie przyszłaby z łatwością osobie, która napisała co najmniej kilka pozwów w powyższych „trybach”. Umiejętności tej nie zdobędziemy jednak na studiach, tylko w kancelarii prawnej. Zatem w tym miejscu kieruję apel do młodych ludzi, którzy zaczynają swoją przygodę z prawem, aby byli żądni wiedzy praktycznej i już od pierwszych lat studiów zdobywali doświadczenie od mecenasów.

Nauczyć się rzemiosła

Ze swojej strony rekomenduję rozpoczęcie praktyk w małej kancelarii prawnej. Gwarantuje to możliwość bycia zauważonym przez same szefostwo. Pozwala również na zdobycie doświadczenia w wielu różnorodnych obszarach prawa. W dużej korporacji praktykanci, stażyści lub młodzi prawnicy, bardzo często lądują w określonym dziale, np. prawa farmaceutycznego. Kończy się to tak, że po zwolnieniu ich, wiedza jest zawężona tylko i wyłącznie do danej dziedziny.

Praktyki, czy praca w globalnej korporacji, mogą stanowić dla kogoś prestiż, którego nie zaświadczy w małej kancelarii, ale na pewno w tej ostatniej nauczy się rzemiosła. I dopiero wówczas, gdy będzie mu wadzić wielkość kancelarii, powinien precyzować swoją specjalizację np. w korporacji. W mojej kancelarii zawsze powtarzam początkującym prawnikom, że zasady gry są takie same lub bardzo podobne, jeśli chodzi o procedurę. Zmienia się tylko „wkład”, który stanowi dane zagadnienie z zakresu prawa materialnego.

Oczywiście to bardzo duże uproszczenie, bo różne stany faktyczne wymagają często zastosowania wielorakich rozwiązań proceduralnych, np. gdy chcemy zabezpieczyć powództwo, ale przesłanie moje jest takie, że dopóki nie znasz dobrze procedury, nie rzucaj się na określoną specjalizację. Ktoś powie, że jest znawcą prawa autorskiego, ale co z tego, skoro bez znajomości kodeksu postępowania cywilnego nie będzie w stanie sformułować poprawnie pozwu w tym zakresie?

Prawnik XXI wieku

Tak samo jest z innymi procedurami: karną lub administracyjną. Co więcej, każda z nich charakteryzuje się swoistą specyfiką. Praktyka lub praca w kancelarii prawnej podjęta już w trakcie studiów, oprócz zdobywanego doświadczenia, daje również inne benefity, m.in. możliwość nawiązania bliskich relacji z radcą prawnym lub adwokatem, który w przyszłości może stać się patronem i u którego młody prawnik może znaleźć stałe zatrudnienie.

Oprócz tego pojawia się jeszcze kolejna wartość. Odbywając staż lub pracując w kancelarii uczymy się funkcjonowania tego jakże charakterystycznego biznesu.  Inaczej nie poradzimy sobie na rynku. Prawnik XXI wieku to osoba, która wychodzi do ludzi. I zna świetnie biznes. Dziś od prawnika nie wymaga się tylko wyuczonych formułek. Powiem nawet stanowczo i ryzykownie, że jest to ostatnia rzecz, jakiej klient od nas oczekuje. Popisywanie się łacińskimi paremiami i cytowanie przepisów z pamięci, wywołuje wręcz odwrotny efekt od zamierzonego.

Nie możemy traktować naszego klienta niejako z góry i dawać do zrozumienia, że my tutaj rozdajemy karty. W taki sposób budujemy olbrzymią barierę międzyludzką. Tego niestety nie zawsze nauczymy się w kancelarii, a istnieje nawet ryzyko, że w relacji z mecenasem „starszej daty” wyniesiemy wspomniane wyżej nawyki. Z tej też racji nie ma się czego obawiać w zdobywaniu wiedzy od młodych mecenasów. Od nich tak naprawdę nauczymy się prowadzenia dialogu, a w relacjach ze stroną przeciwną – sztuki negocjacji. Poznamy dynamikę działania.

Wzór mecenasa

Warto zwrócić jeszcze na jedno uwagę. Młodym prawnikom, występującym w trakcie rozmów biznesowych, czy w sądzie, wydaje się, że podniesionym głosem zyskują więcej. Mają wrażenie, iż w taki sposób wykazują swoje doświadczenie. Efekt jest wręcz odwrotny. Mój wzór mecenasa, to osoba, która osiąga taki skutek… uśmiechem. Prowadzi rozmowę z pełnym poszanowaniem drugiej strony. Do tego stopnia, że powoduje to wręcz zupełny brak zrozumienia tej sytuacji przez naszego rozmówcę.

To naprawdę działa, a wzór, o którym wspomniałem wyżej, w świecie realnym rzeczywiście funkcjonuje i dzisiaj między innymi z nim mam przyjemność prowadzić biznes. Krzykiem i brakiem pokory nie osiągniemy żadnych efektów, a co najwyżej narazimy się na ostrą reprymendę ze strony sędziego, który dodatkowo może wystosować dotkliwy dla nas komentarz, po którym mecenas strony przeciwnej zatrze tylko ręce.

Nie oznacza to oczywiście, że nie mamy być pewni siebie. To ogromna sztuka znalezienia odpowiedniego balansu, ale powiem w pełni szczerze, że uczymy się tego przez całe życie. Osobiście po każdej rozmowie, negocjacjach, kieruję wobec siebie gros komentarzy i analizuję, co mogłem zrobić (powiedzieć) lepiej. Ważne, aby rekonstrukcja takich wydarzeń miała pozytywny wydźwięk. Trzeba pamiętać, że nie zawsze wszystko poprowadzimy w idealny sposób. Istotne jest, żeby nie popełniać kardynalnych błędów.

Adwokat to prestiż

Prawniczy świat jest dzisiaj rzeczywiście dość skomplikowany, a konkurencja sprawia, że powstaje wrażenie jakoby świetlana przyszłość była zarezerwowana jedynie dla wybranych. Dla reszty zostaje przydomek lumpen- i toga kryjąca niedoskonałości garderoby. Nie zgadzam się. Mecenas to cały czas niezwykle prestiżowy zawód, dający ogrom satysfakcji i zadowolenia. Trzeba tylko w odpowiednim momencie poświęcić dużo czasu na zdobywanie praktyki i przede wszystkim wykazać się pokorą. To jest nasze pięć minut, które później zaowocuje wykonywaniem zawodu gwarantującego satysfakcjonujący nas status majątkowy.

Cienie i blaski prowadzenia własnej kancelarii prawnej

Z każdej strony słychać dzisiaj utyskiwania prawników odnoszące się do ich odbiegającej od oczekiwań pozycji materialnej. Ktoś powie, że wpisuje się to w nasz narodowy pesymizm. Inny stwierdzi, że dla najlepszych zawsze się coś znajdzie. Nie ma jednak co ukrywać: odnośnie usług prawnych żyjemy w dobie nadwyżki podaży nad popytem.

To zaburzenie normy ekonomicznej, rodzi swoje konsekwencje dla rzeszy profesjonalnych prawników: radców prawnych i adwokatów. Mają oni problemy ze znalezieniem miejsca pracy, a rozpoczęcie własnego biznesu przewidują ewentualnie wraz z pojawieniem się siwizny na włosach. Nie możemy się oszukiwać, minęły czasy, gdy na salonach palestry gościło sformułowanie: „jedna sprawa i Warszawa”. Odnosiło się ono do prestiżowego wówczas samochodu. Dzisiaj, żeby zarobić na przeciętny, własny środek lokomocji, trzeba się nieco więcej natrudzić.

Jak jednak wygląda sprawa z tą własną kancelarią? Czy trzeba odpracować swoje pod innym szyldem i czekać na osiągnięcie odpowiedniego wieku, aby przybić własną tabliczkę? Moim zdaniem, ten stereotyp odchodzi dzisiaj w niepamięć. Wchodzimy w okres, kiedy młodzi, wykształceni prawnicy sprawnie odnajdują się na rynku w ramach własnych działalności. Są świetnymi praktykami, którzy wykazują się innowacyjnymi, często nieszablonowymi rozwiązaniami, sprzyjającymi sprawnemu rozwiązywaniu zawiłych spraw. Oczywiście własna kancelaria, to nie tylko blaski, ale również cienie. Warto jednak stawić czoła tym ostatnim, gdyż przy umiejętnym zarządzaniu zwróci nam się to w postaci ogromnej satysfakcji, jaką zresztą daje samo prawo w swojej czystej postaci.

W pojedynkę, czy ze wspólnikami?

To pierwsze, podstawowe pytanie, które stawiamy sobie przed podjęciem jakichkolwiek dalszych przedsięwzięć. Zagościło ono również i u mnie. Mówi się, używając pewnej metafory, że w kancelarii powinna być osoba określana mianem lokomotywy oraz taka, która stanowi dołączony do niej wagon. Lokomotywa jest odpowiedzialna za wszystko. Odpowiada za pierwszy kontakt z klientem. Szuka nowych rozwiązań, ulepszeń, dąży do rozwoju kancelarii. Wagon powinien być na miejscu, skupiony wyłącznie na pracy. Żadna z tych osób (a zwłaszcza ta utożsamiana z doczepionym wagonem) nie może – poprzez swoją funkcję czuć się gorsza. W końcu jaki jest sens, gdy lokomotywa jedzie sama po torach, nie przewożąc w doczepionych wagonach „towaru”? Osoba określana mianem lokomotywy, musi jednak również znajdować czas na merytoryczną pracę. Z moją Wspólniczką niejednokrotnie razem pełniliśmy funkcję lokomotywy. Później – dla odmiany – byliśmy wagonami pędzącymi po wyznaczonym wcześniej przez lokomotywę szlaku. Trzeba pamiętać, że wspólnik jest jak nasz małżonek. Choć, na marginesie rzecz ujmując, należy sobie życzyć, aby z rodziną spędzać tyle czasu, co ze swoim partnerem biznesowym. Nie rekomenduję, aby startować z kancelarią w nieparzystym układzie wspólników. Zawsze bowiem znajdzie się mniejszość, która może być dyskryminowana. Wejście na rynek najlepiej jest przeprowadzić we dwójkę. Podstawowa zasada to zaufanie wobec własnego wspólnika. Może brzmi to trywialnie, ale jest to grunt do prowadzenia własnej kancelarii. Z drugiej strony należy się liczyć z tym, że nasze drogi zawsze mogą się rozejść. I w moim przypadku, tak jak byłem wyznawcą tej pierwszej zasady (zresztą i vice versa), tak zbagatelizowałem tą drugą.

Trudne początki

Początki są zawsze pełne pięknych wizji, również odnośnie współpracy pomiędzy wspólnikami. Rozmowy o wyborze nazwy, o projekcji strony internetowej, wizytówek etc. Życie jednak bardzo szybko strąca nam z nosa różowe okulary. Pierwsza decyzja, to formuła, w jakiej zamierzamy prowadzić kancelarię. Czy ma to być działalność gospodarcza (każdy w ramach własnej), czy może spółka cywilna, albo spółka prawa handlowego? Ze względu na ramy publikacji, ten wątek pozwolę sobie ominąć. Bez względu na powyższy wybór, bardzo szybko staniemy twarzą w twarz z przykrym obowiązkiem prowadzenia uproszczonej, bądź pełnej księgowości. Te zadania najlepiej jest powierzyć profesjonalistom, zwłaszcza przy ogromie pracy, który nas czeka. Oczywiście, uprzednio musimy również rozważyć znalezienie siedziby dla naszej kancelarii. To chyba najbardziej „przykry” obowiązek, a to z racji generowania najwyższych (na początku) kosztów. Nie każdego na to stać. Pozostają zatem tzw. biura wirtualne, które oferują nam szerokie możliwości począwszy od korzystania wyłącznie z adresu, po opcje udostępnienia własnego biurka, czy ofertę prowadzenia sekretariatu. W przypadku naszej kancelarii, ze względu na klientów, których już posiadaliśmy, istniała potrzeba posiadania własnego, reprezentacyjnego biura. Wszelkie decyzje dotyczące nazwy, biura, strony internetowej, musiały być podjęte sprawnie. Klienci, których mieliśmy w ramach swoich wcześniejszych działań zawodowych, nie mogli czekać. Musieli mieć gotowy „produkt”. Na marginesie dodam, że w naszym przypadku użyliśmy tzw. nazwy fantazyjnej odchodzącej od utartych standardów, które nakazują zamieszczanie nazwisk. Nie był to w żadnym wypadku przejaw braku skromności, a jedynie chęć zbudowania przekazu prawników, o których była już mowa na wstępie niniejszej publikacji.

Umiejętne budowanie wizerunku kancelarii

Kancelaria powinna być kojarzona z jakimś zakresem usług prawnych. Nie jest to proste, gdyż na początku nie ma mowy o dokonywaniu wyborów spraw i budowaniu wąskiej specjalizacji.  Takie scenariusze możliwe są dla prawników posiadających mocną klientelę w danej branży. Na ogół są to byli partnerzy wielkich korporacji, którzy odchodzą na swoje i prowadzą kancelarie określane jako „butiki prawnicze”. Z jednej strony prawnik startujący ze swoją kancelarią nie może kaprysić, ale z drugiej – łatwo mu wpaść w pułapkę „eksperta od wszystkiego”. Ten samozachwyt jest bardzo wyczuwalny przez klientów. Nikt nie zaufa radcy prawnemu, czy adwokatowi, który specjalizuje się we wszystkim. Ta megalomania ma przejaw również w sztucznym nadmuchiwaniu osiągnięć kancelarii. Wskazywaniu nieistniejących (czy istniejących pro forma) oddziałów nie tylko w kraju, ale i na świecie, podczas, gdy w rzeczywistości w danej placówce funkcjonuje jedynie „przedstawiciel”, mający za zadanie odebrać telefon i skierować sprawę do głównej (często de facto jedynej) placówki. Niestety działania te często są bezkrytycznie promowane przez środki masowego przekazu i w taki oto sposób, dana kancelaria – wskutek braku poczynionej przez dziennikarzy weryfikacji i poleganiu jedynie na wypełnionej przez kancelarię ankiecie – ląduje na wysokim miejscu w rankingu, w którym kluczowym elementem jest np. ilość oddziałów. Takie zjawiska należy eliminować, gdyż są one nie tylko nieetyczne z punktu widzenia obowiązujących nas standardów (kodeksów) zawodowych, ale również w sposób rażący naruszają uczciwą konkurencję i tym samym są bezprawne. Nie mówiąc już oczywiście o przypadkach „kupowania” miejsc w komercyjnych rankingach przeprowadzanych przez różnego rodzaju miesięczniki, kwartalniki itp. Takie transakcje nie są rzecz jasna nazywane po imieniu. Sprzedaje się coś innego: wywiad, artykuł sponsorowany etc. Ale w zamian za to jest określona pozycja we wcześniejszym, czy późniejszym rankingu. To zatrważające zjawisko, które zagościło w „kulturze” prawnej, dające możliwość określonym prawnikom przypisywania sobie nr 1 w wybranej dziedzinie. Zwróćmy uwagę, że takie rankingi nie bez przyczyny mają wiele kategorii. W każdej z nich jest bowiem miejsce na pierwszą lokatę. A dla początkującej kancelarii kusząca może być również (stosunkowo tańsza) pozycja druga, czy trzecia. Zwracam szczególną uwagę na tego typu praktyki i przestrzegam przed sięganiem w ich kierunku. Klienci są dzisiaj mocno obeznani na rynku usług prawnych i niejednokrotnie wiedzą, które rankingi są najbardziej miarodajne. Choć niestety i tam zdarzają się mocne przekłamania, wskutek – jak już była o tym mowa – braku należytej weryfikacji.

Trzeba pamiętać, że wizerunku kancelarii prawnej nie zbuduje się w przyspieszony sposób. Tutaj mówiąc kolokwialnie, nie sposób jest przeskoczyć o kilka szczebli. Do rozpoznawalności należy dążyć z uporem. To godziny poświęcone na prace merytoryczną. Niejednokrotnie kosztem snu. Najlepszą reklamą jest zadowolenie klienta, który poleca nas tzw. pocztą pantoflową. To wartość pierwszorzędna. Budowanie zewnętrznego blichtru poprzez PR i zastępowanie tym rzeczywistych wartości intelektualnych to zwyczajne oszustwo, które bardzo szybko zostanie odkryte przez naszych potencjalnych klientów i naraża nas na śmieszność, a często na postępowanie dyscyplinarne. Nie mówiąc o możliwości wytoczenia przez oszukanego klienta procesu. A skoro o klientach mowa…

Relacje z klientami

Doświadczenie we wcześniejszych kancelariach prawnych, czy też w ramach pracy w spółce jako wewnętrzny prawnik (in house), z pewnością procentuje w relacjach z klientami. Działając pod szyldem własnej kancelarii prawnej, codziennie mamy styczność z osobami zawierzającymi nam swoje problemy. Musimy zatem dawać poczucie, że rozumiemy ich sytuację, cechować się umiejętnością  słuchania. Nie możemy dominować. Ale z drugiej strony musimy być komunikatywni. W moim przekonaniu największy problem wśród wielu prawników (nie tylko początkujących) tkwi w braku umiejętności posługiwania się słowem. Zjawisko to dotyczy również drugiej strony – klienta. Ale to my jesteśmy od tego, aby ukierunkować rozmowę. Wielu radców prawnych, czy adwokatów wręcz upaja się słowotwórstwem. Nadużywają oni określeń zarezerwowanych ściśle do swojej dziedziny. Dodają zwroty łacińskie. Tłumaczą przebieg procesu niemalże cytując kodeks postępowania cywilnego. Jest to na ogół chęć zaistnienia przed klientem, pokazania mu, jak bardzo jesteśmy wykształceni. Rzadko jest to wyrazem przyzwyczajeń, nawyków. Prowadzi to do tego, że nasz rozmówca czuje się przez nas zdominowany, a niejednokrotnie wręcz upokorzony. Przede wszystkim jednak wychodzi ze spotkania zupełnie zdezorientowany. Nie wie, co w jego sprawie się dzieje. Bardzo często już nie wraca, wypowiadając uprzednio pełnomocnictwo. Problem przybiera na mocy (a niekiedy jest wręcz komiczny) w sytuacji, gdy rozmowa toczy się z klientem reprezentującym określoną branże i z jego strony również padają słowa ściśle zarezerwowane dla wykonywanego przez niego zawodu. Osobiście miałem wiele takich doświadczeń z informatykami. W takiej sytuacji, to my (prawnicy) musimy poprosić drugą stronę o dosłowne wytłumaczenie problemu. Bez tego nie jesteśmy bowiem (odnosząc się do przywołanego informatyka) określić np. czy dany program zasługuje na miano programu komputerowego w świetle prawa autorskiego.

Kolejny problem w relacjach z klientami to umiejętność negocjowania własnych stawek. Konkurencja na rynku usług prawnych – jak już była o tym mowa powyżej – jest dzisiaj bardzo duża. Niestety wiele kancelarii oferuje ceny dumpingowe, a więc poniżej kwot określonych przez przepisy. Do tego dochodzą firmy obierające nazwy kancelarii, które są prowadzone przez niewykwalifikowanych prawników, niebędących radcami prawnymi, czy adwokatami. Okręgowa Izba Radców Prawnych w Warszawie słusznie postuluje zakaz używania przez takie osoby nazwy „kancelaria”. Są to zjawiska szczególnie bolesne dla osób zaczynających swoją działalność w pełnowartościowej kancelarii. Z tej też racji należy uświadamiać swoich klientów o takich przejawach manipulowania rynkiem usług prawnych.

Często spotykanym zjawiskiem jest również próba wynegocjowania przez klienta wynagrodzenia należnego jedynie za efekt (tzw. success fee). Taka osoba przychodzi do nas najczęściej ze sprawą, której wartość przedmiotu sporu jest bardzo wysoka i oferuje nam procent w wygranej. Profesjonalny prawnik: radca prawny, czy też adwokat nie odpowiada za efekt. Podobnie jak lekarz, który nie ponosi odpowiedzialności za wyleczenie pacjenta. Prawnik wykonuje swoje czynności w ramach należytej staranności oczekiwanej od profesjonalistów. Oczywiście odpowiada przy tym za błędy. Kodeks etyki zarówno radcy prawnego, jak i kodeks etyki adwokackiej wyraźnie zakazują zawierania z klientami umów, w których honorarium za prowadzenie sprawy ustalone zostałoby wyłącznie na zasadzie success fee. Może to być jedynie dodatek do podstawowego wynagrodzenia. Odnośnie tego ostatniego należy pamiętać, że radców prawnych i adwokatów obowiązują stawki minimalne zależne m.in. od wartości przedmiotu sporu lub charakteru sprawy. Zaniżanie ich wysokości może zostać uznane za praktykę godzącą w zasady konkurencyjności. Warto zatem uświadamiać o tym swoich klientów.

Warto budować zespół

Zespół prawników we własnej kancelarii to początkowy przejaw obrania dobrego kursu. Nie sposób dzisiaj prowadzić tego rodzaju przedsięwzięcia w pojedynkę. W miarę jak przybywa klientów, powstaje potrzeba rozdzielenia zadań. Fizycznie nie damy rady zająć się wszystkim. Poza tym klienci coraz częściej przedstawiają wielowątkowe zagadnienia. Dotyczy to zwłaszcza tych spośród nich, którzy prowadzą własne biznesy. Prezes spółki o kapitale zakładowym opiewającym na kilka milionów nie przyjdzie do nas ze sprawą, której zasięg ogranicza się jedynie do prawa handlowego. Powierzy nam zadanie, na które odpowiedź znajdziemy również w ustawie o zakazie zwalczania nieuczciwej konkurencji, w przepisach karno-skarbowych, czy w szeroko rozumianym prawie własności intelektualnej. Nie mówiąc o potrzebie dokonania analizy podatkowej. Musimy w takim przypadku zaangażować kilku wykwalifikowanych prawników. Kancelaria, którą prowadzę poszerza w tym celu swój zespół, w którym oprócz radców prawnych, znajdują się adwokaci, doradcy podatkowi, czy rzecznicy patentowi tak, aby zapewnić kompleksową obsługę. Jestem przekonany, że skrupulatne dążenie do celu pozwoli każdemu, kto dzisiaj stawia pierwsze kroki, rozbudować swoją kancelarię i czerpać pełną satysfakcję z wykonywanego w jej ramach zawodu.

Piotr Podgórski

Autor jest radcą prawnym i właścicielem jednej z warszawskich Kancelarii Prawnych

#kancelariaprawnaWarszawa #CleverOneKancelariaPrawna